Tout le monde est d’accord sur ce point, le plus dur après avoir postulé pour une annonce n’est pas l’attente, mais l’étape de rédaction du mail de confirmation d’embauche.
Ce mail a pour rôle d’attester votre présence à l’entretien après avoir passé les tests et les différentes étapes de sélection. Cette étape est le premier pas pour l’obtention du poste convoité.
En fonction de celui qui le rédige, ce mail de confirmation d’embauche peut revêtir plusieurs formes. Il ne doit pas être envoyé au-delà des 48 heures suivant la réception du mail d’invitation. Il doit également contenir certains points essentiels tels que le lieu de rendez-vous et sa date.
Avant toutes ces étapes, il est faut recueillir des informations sur la société qui manifeste son intérêt pour votre profil. Une réponse personnalisée est le meilleur moyen pour se démarquer de tous les autres types de mail type de mail de confirmation d’embauche classique.
Quel est le délai à respecter pour confirmer sa présence à l’entretien d’embauche ?
Le délai pour envoyer un mail de confirmation d’embauche est un point déterminant dans cette procédure. Il ne faut pas perdre du temps et nous vous conseillons d’envoyer votre réponse au recruteur dans un intervalle de 24h. Si vous êtes dans l’incapacité de respecter ce délai, quelle que soit la raison, n’excédez par les premières 48h.
Cette étape doit mettre en exergue votre faculté de réactivité. Cela révèle (du point de vue du recruteur) votre intérêt pour le poste. Une réponse tardive peut amener un recruteur à chercher ailleurs. Il peut étendre ses recherches pour trouver le meilleur profil parmi les postulants déjà écartés.
Quels sont les éléments principaux qui doivent figurer dans votre mail pour fixer un entretien d’embauche ?
Il ne faut pas faire durer le suspense avant d’envoyer le mail de confirmation d’embauche. Faites preuve de vigilance dans le contenu de ce que vous envoyez. Votre mail confirmation entretien doit contenir certaines informations.
Au cours de la rédaction, mettez un accent particulier autant sur le fond que sur la forme de votre mail. Les informations principales qui doivent apparaître sont la date, l’heure et le lieu de l’entretien.
C’est possible que toutes ces informations soient mentionnées dans le mail d’invitation. Il est conseillé de les préciser à nouveau pour confirmation. Il peut arriver que le recruteur n’en fasse pas état dans son message d’invitation. Demandez tous ces détails indispensables pour vous rendre à l’entretien d’embauche.
Sans l’ombre d’une ambiguïté, il est primordial que vous mentionnez votre disponibilité dans votre mail. Vous pouvez soit confirmer votre disponibilité ou faire savoir au recruteur que la date et l’heure convenues ne vous arrangent pas. Dans l’un ou l’autre des cas, le recruteur a le droit d’en être informé.
Un modèle de mail pour fixer un entretien d’embauche
Un mail de confirmation doit être bref. Il doit exprimer plusieurs idées en peu de mots.
Pour écrire votre mail de confirmation, vous pouvez vous inspirer de ce modèle.
- Commencez par l’objet. Cette partie peut prendre le titre de mail de confirmation pour un entretien d’embauche ;
- À la suite de l’objet vient la formule d’appellation. Elle se matérialise par Monsieur ou Madame accompagné du nom de votre recruteur si vous le savez ;
- Après l’objet et la formule d’appellation, la première phrase du contenu doit remercier le recruteur de vous avoir retenu parmi les autres candidats ;
- Le corps du mail doit confirmer votre présence à l’entrevue en précisant la date, l’heure et le lieu du rendez-vous ;
- Le mot de la fin consistera en une phrase à envoyer vos salutations au recruteur tout en mentionnant votre impatience à le rencontrer pour l’entrevue d’embauche.
L’une des erreurs à ne pas commettre est d’oublier son nom à la fin du mail. Vous devez le mentionner en précisant votre prénom tout en bas de votre mail.
Si vous ne pouvez pas honorer de votre présence à la date prévue par le recruteur, il est recommandé de le dire dans ce message. Vous pouvez demander un report tout en mentionnant votre disponibilité.
Une réponse personnalisée : meilleur moyen pour se démarquer de tous les autres types de mail de confirmation classique
Les ébauches de mail de confirmations d’entrevues sont nombreuses. Un mail personnalisé reste se démarque en termes d’authenticité et de particularité.
Grâce à votre message de confirmation personnalisé, le recruteur aura l’impression de discuter avec une personne physique. Les réponses classiques donnent l’impression de s’adresser à un profil virtuel parmi tant d’autres.
Les recruteurs peuvent changer d’avis en lisant votre mail de confirmation d’embauche. Ils peuvent décider de se tourner vers d’autres profils à la dernière étape de votre confirmation au poste. L’avantage de cette manœuvre est de vous faire gagner des points auprès du recruteur. Vous n’avez rien à y perdre.
Le fond de vos écrits sera inspiré d’un modèle de mail de confirmation. Ce que le mail personnalisé fait ressortir est la touche personnelle de celui qui l’écrit. Vous n’aurez qu’à reformuler le mail classique selon vos propres expressions et compte tenu du contexte.
Faites attention à ne pas sortir du cadre formel.
Il est rare que l’excentricité et les propos grandioses fassent une impression inoubliable. Dans votre mail, restez court, clair et concis tout en gardant le reste de vos arguments pour le jour de l’entrevue.
Quelques conseils de pro
Prenez votre temps pour rédiger votre mail de confirmation. C’est l’unique moyen d’écrire un mail personnalisé exempte d’erreurs. Évitez de tarder avant l’envoi de votre réponse.
Dans le corps de votre demande, ne vous attardez pas sur les formalités de politesse. Évitez de tourner autour du pot, et allez directement à l’essentiel.
Le temps de réponse et le contenu du mail révèlent une importance majeure. Il faut aussi se renseigner sur l’entreprise. Après avoir reçu le mail d’invitation, la première action à mener est de prendre des renseignements sur la société.
Ces informations vous permettront de disposer de tous les arguments à faire valoir pendant l’entretien.
Après la rédaction du mail pour fixer un entretien d’embauche, passez à sa relecture avant de l’envoyer. Allier un bon fond à une forme impeccable est la clé pour prouver votre professionnalisme.
Dans certains mails, il est possible de demander les documents à amener lors de l’entretien. En fonction de l’entreprise, il est possible qu’on vous demande d’apporter la copie d’attestation d’affiliation à la Sécurité sociale, des pièces à conviction pour prouver votre performance et expériences.
L’employeur peut aussi vous demander de vous fournir d’autres documents liés à la signature du contrat.
Il est recommandé d’indiquer ses coordonnées dans ledit mail. Malgré le fait que le recruteur soit en possession de vos coordonnées, il est toujours préférable de les confirmer. L’objectif est qu’il puisse aisément vous relancer.
Faites des recherches sur les questions récurrentes des entretiens d’embauche. Il suffit de vous préparer sans pour autant apprendre les réponses par cœur.
Un entretien d’embauche réussi est la clé pour décrocher l’emploi de son rêve. Avant d’arriver à cette étape, il va falloir faire bonne impression dans la formulation du mail de confirmation. La première étape de cette procédure est la quête d’information sur l’entreprise.
Veillez à tenir compte du délai d’envoi du mail et respectez les éléments essentiels qui doivent apparaître dans le message de confirmation.